QSL-Karten sind ein wichtiger Bestandteil des Amateurfunks. Sie werden benötigt, um nachzuweisen, mit wem man wann ein QSO hatte und um Diplome beantragen zu können. Bei einigen Diplomen reicht eine GCR-Liste aus, also eine Aufstellung von vorhandenen QSL-Karten, die von zwei OM bestätigt wird. Bei anderen Diplomen, wie dem DLD oder DXCC, müssen die QSL-Karten an einen Auswerter eingeschickt werden, der die QSL-Karten auf Richtigkeit prüft. Leider werden beim Ausfüllen von QSL-Karten oft Fehler gemacht, die dann dazu führen, dass die QSL-Karte für das beantragte Diplom ungültig ist. Diese Anleitung soll auf einige Fehler hinweisen und Unklarheiten beseitigen.
Der Aufbau einer QSL-Karte bleibt in erster Linie jedem selbst überlassen. Es gibt jedoch einige Regeln, die man beachten muss. QSL-Karten sollten nicht kleiner als das Weltpostkartenformat (ca. 8,5 cm x 13,5 cm) und nicht größer als das deutsche Postkartenformat (DIN-A6, ca. 10,5 cm x 14,8 cm) sein. 1984 wurde von der IARU der Beschluss gefasst, dass QSL-Karten 9 cm x 14 cm groß sein sollen. Die Kartonstärke sollte zwischen 170 und 220 g/m² betragen. Bei der Gestaltung ist darauf zu achten, dass der Inhalt nicht gegen Anstand und gute Sitten verstößt.
Bei dem Aufbau der Datenseite einer QSL-Karte ist folgendes zu beachten: Das Rufzeichen des Empfängers ist rechts oben einzutragen. Falls der Empfänger einen QSL-Manager besitzt, muss dieser bei dem Rufzeichen angegeben werden. Am unteren Rand der QSL-Karte sollte mindestens 1 cm frei sein, damit die QSL-Vermittlung des DARC e.V. dort die für die Sortierung notwendige Codierung anbringen kann. Diese Daten muss eine QSL-Karte enthalten: Datum, Uhrzeit in UTC, Band oder Frequenz auf der das QSO stattgefunden hat, die Betriebsart in der das QSO geführt wurde und den Signal-Report. Wenn eine dieser Eintragungen fehlt, ist die QSL-Karte unvollständig und somit für viele Diplome ungültig.
Zusätzlich können auf der QSL-Karte noch Daten über die verwendete Stationsausrüstung (RX/TX, Antenne...usw.) und Hinweise auf Vereinigungen, denen man angehört (DIG, DSW, HSC... usw.), vermerkt werden. Die Angabe des QTH-Locators und die Zonen sind nicht zwingend erforderlich, bei UKW Verbindungen und bei Contesten sind sie jedoch sehr hilfreich.
Auf der Mitgliederversammlung im Mai 2007 wurde beschlossen, dass die Unterschrift des OPs auf der QSL-Karte für die Beantragung von vom DARC anerkannten Diplomen nicht mehr erforderlich ist.
Wenn man durch Ablegung einer Zusatzprüfung eine neue Genehmigungsklasse erhält, womit auch ein Rufzeichenwechsel verbunden ist, darf das neue Rufzeichen auf den noch vorhandenen QSL-Karten, mit dem alten Rufzeichen, nicht handschriftlich ergänzt werden. Solche QSL-Karten zählen nicht für das DLD! Dasselbe gilt für einen Ortsverbandswechsel. Der neue DOK darf nicht von Hand auf die QSL-Karte geschrieben werden. Das Rufzeichen kann durch Aufbringen eines Stempels oder eines Labels verändert werden. Der neue DOK sollte mit dem OV-eigenen Stempel (siehe Stempel rechts, zu beziehen bei der DARC-Geschäftsstelle) geändert werden. Eigene Stempel, die das Rufzeichen und den DOK enthalten, werden anerkannt. Auf QSL-Karten kann grundsätzlich nur der DOK vergeben werden, bei dem man Mitglied ist. Doppel-Mitglieder (DARC und VFDB) müssen sich für einen DOK entscheiden, den sie auf ihren QSL-Karten vergeben!
QSL-Karten für OSOs die über Netzwerke (Internet, Packet Radio) geführt wurden, werden bei vielen Diplomen nicht anerkannt. Wenn QSL-Karten ausgetauscht werden sollen, kann bei Mode "Echolink", "PR" eingetragen werden. Die Mode- Angabe bei D-Star (Digital-Smart Technologies for Amateur Radio) ist zurzeit noch nicht eindeutig definiert! Man könnte vielleicht "DV" für Digital Voice angeben. Die Eintragung bei Band/MHz hängt davon ab, auf welchem Amateurfunkband das Signal übertragen wird. Wenn auf beiden Seiten ein Computer verwendet wird, ist es keine Amateurfunkverbindung! Somit erübrigt sich eigentlich auch ein QSL-Karten Austausch. Ansonsten wird die QRG angegeben, auf der man selber sendet (uplink) oder die QRG von dem Relais über die das Signal abgestrahlt wird (downlink). Die Angabe eines Signal Reports ist so wie bei einer Verbindung über einen Repeater.
QSOs, die über einen Repeater geführt wurden, werfen immer wieder das Problem auf, welchen Signal-Report man geben soll. Die Lesbarkeit des Signals ist dabei nicht das Problem, diese kann auch über einen Repeater bestimmt werden, in dem man am Signalrauschen erkennen kann, wie gut die Station am Repeater ankommt. Welchen Wert soll man als Signalstärke angeben? Man würde in diesem Fall dem Repeater und nicht dem eigentlichen Gesprächspartner einen Signal- Report geben. Deshalb wird von einigen OMs nur eine 5 oder ein Q5 für die Lesbarkeit "R" angegeben. Dieses führt jedoch dazu, dass die QSL-Karte für das DLD ungültig ist. Wenn man die Signalstärke "S" nicht angeben möchte, muss zusätzlich unter Bemerkung "REMARKS" der Hinweis stehen "via DB0TM", also das Rufzeichen des Repeaters, über den das QSO geführt wurde. Eine so ausgefüllte QSL-Karte wird für das DLD anerkannt. In das Feld "via" bitte keine Rufzeichen von Repeatern oder von Operatern eintragen. Diese Eintragungen können bei der QSL-Karten Vermittlung zu Missverständnissen und Fehlleitungen führen.
Das Feld "via" gehört zur Adresse, also zu den Daten, die für die Vermittlung der QSL-Karte wichtig sind und beachtet werden müssen. In diesem Feld dürfen nur Eintragungen gemacht werden, wenn die Station einen QSL-Manager hat. QSL-Karten, auf denen ein QSLManager angegeben wurde, müssen natürlich an das via Rufzeichen und nicht an das To Radio Rufzeichen einsortiert werden.
Da man in einigen Ländern aufgrund der CEPT-Regelung keine Gastlizenz mehr benötigt, wird vor das eigene Rufzeichen der Landeskenner des Landes, in dem man sich befindet gesetzt. Einige OPs geben im QSO an "QSL via HC". Dieses HC bedeutet Home Call, die QSL-Karte soll also an das Heimat-Rufzeichen, in diesem Fall DL1XYZ, geschickt werden. Das Home Call muss in dem Feld "via" nicht noch einmal extra erwähnt werden. Die QSL-Karte muss natürlich an den Prefix des Home Calls, also DL, und nicht an den Zusatz EA einsortiert werden.
Einige QSL-Managerangaben haben zu Verwirrung geführt. Wir wurden des Öfteren gefragt, ob wir QSL-Karten auch via CBA versenden. Die Buchstaben CBA stehen für Call Book Address. Dieses bedeutet, dass der Gesprächspartner seine QSL-Karte direkt an die im Callbook angegebene persönliche Adresse haben möchte. So können wir nicht verfahren. Wir senden QSL-Karten normalerweise nur an QSL-Büros und in ganz wenigen Ausnahmen (z. B. SU, Ägypten, dort gibt es kein zentrales QSL-Büro) auch direkt. Des Weiteren gibt es noch die Information qrz.com (gesprochen qrz dot com). Dieses ist eine Internet-Adresse (www.qrz.com), bei der man nach Rufzeichen suchen und (wenn vorhanden) die Adresse und ein Bild vom Operator oder seiner QSL-Karte sehen kann. Auch hier gilt, der OP möchte seine QSL-Karte direkt an die auf der Internet-Seite angegebene Adresse oder QSL-Managerinformation geschickt bekommen. Leider können wir diese Informationen aus zeitlichen Gründen nicht berücksichtigen. Dieses sollte jeder selbst kontrollieren, wenn er die Möglichkeit dazu hat.
SWLs sollten auf ihren QSL-Karten auch das Rufzeichen der Station angeben, mit der die angeschriebene Station das QSO geführt hat. Zusätzlich können noch Angaben über die verwendete Empfangsstation hinzugefügt werden. Nur so kann der Empfänger den SWL-Rapport anhand seiner Logbucheintragung prüfen.
Auf QSL-Karten an SWLs ist die Eintragung eines Signal Reports nicht zwingend notwendig. Sie sollen nur ein QSO, das man mit einer anderen Amateurfunk-Station hatte, bestätigen. Der Signal-Report bezieht sich auf den Gesprächspartner und muss hier nicht angegeben werden. Es ist aber sehr sinnvoll, wenn das Rufzeichen vom Gesprächspartner angegeben wird.